専門家が伝授！手帳の使いこなし術

手帳やスケジュール管理アプリを見直すには良いタイミングだ。
まずは以下を基準にしてツールを選ぶべきだという。

■アナログ手帳に向いている人
・予定だけでなく会議メモやアイデアなどを書き込みたい人
・頭の中を整理したい人

■スマホアプリに向いている人
・メモなど記入せず予定のみを管理したい人
・予定の変更が多い人
・チームでスケジュールを共有したい人

では、自分が使うべきツールを選んだ後はどうすれば？
「例えばビジネスマンの方なら、“仕事のスタイル”を基準にするといいと思います。スケジュール管理アプリの場合は、月間、週間などの表示を切り替えられますが、アナログ手帳はそうはいかないので、特に慎重に選んだ方がいいですね。まずは、予定記入欄が異なる代表的な2タイプを知っておきましょう」

そこで、業務のタイプ別、おすすめアナログ手帳について聞いた。

■会議や外回りなどが多く、1日ごとにタイムスケジュールが違う人→「バーチカル式」（見開き全体に1時間区切りの時間軸が表記されている手帳）

■曜日単位でルーチンワークが決まっている人 →「週間レフト式」（見開きの左ページに1日単位で1週間の予定記入欄がある手帳。右ページはメモ欄）

さらに、構造やサイズも選び方のポイントとのこと。
今まで、何となく手帳を選ぶことが多かったが、これだけ基準があれば適した手帳を選べそうだ！

では、アナログ手帳を選んだ後の“使い方のコツ”は？
「書き込む“ルール”を決めるといいですね。一例を挙げると、『プライベートの予定は赤、仕事の予定は青』と色分けをする、仮の予定は■や★などの印をつける、免許の更新や誕生日などの変わらない予定は年間予定表に記入するなど、決まりを作っておくと、ひと目でスケジュールが把握でき、情報を整理しやすくなりますよ」

また、アプリとアナログ手帳を併用している人は、ルールを決めておくと、どこに書いたのかわからない…という事態を避けられるという。

「予定の管理以外にも、『プレゼン資料作成終了』といった“終わったこと”を終了時間とともに記録するという“ルール”を作れば、1つ1つの仕事の作業時間が明確になり、効率アップにつながります。また、仕事だけでなく、読んだ本やその日の体調、ひとこと日記などを記録し続けることで、気づかなかった自分を発見するきっかけにもなると思いますよ。手帳は使う人によって色々な可能性が広がるツールなんです」

スケジュール管理だけで仕事の効率アップや自分探しまでできちゃう手帳。
今年こそは、手帳を使いこなして新たな自分を見つけてみる？